Muitas pessoas podem ficar enrolando, dando mil voltas e tentando complicar a explicação de algo que deveria ser simples e objetivo, a gestão visual. Sendo bem direto e reto, a gestão visual é em essência a comunicação eficaz da equipe e a maior mudança em uma transformação Lean. Essa transformação é tão crucial que a presença de placas indica uma equipe Lean.
Temas que podem ser abrangidos pela gestão visual
Gestão visual
A gestão visual tem uma série de objetivo e abrange uma série de temas como por exemplo:
- Conectar a gerência à operação do dia a dia da equipe (isso garante que os gerentes estejam cientes do estado de entrega de valor aos clientes);
- Compartilhar informações sobre o progresso, as prioridades e os problemas da equipe (o objetivo é garantir que a informação seja tão atual quanto possível, preferencialmente em tempo real);
- Permitir que a equipe veja qual tarefa não está progredindo (Nas organizações de TI tradicionais, reuniões de equipe acontecem uma vez por semana ou a cada quinzena e levam a uma lista de ações);
- Ajuda a criar uma comunicação coerente e eficaz (Nas organizações de TI tradicionais, reuniões de equipe acontecem uma vez por semana ou a cada quinzena e levam a uma lista de ações)
- Loops de feedback frequente são estabelecidos dentro da equipe, baseando-se em conhecimento comum do que está acontecendo (O conhecimento é comum porque é continuamente visível e atualizado).
- Transparência e visibilidade (São criadas por um fluxo suave de informação, que garante que todos possam acompanhar o andamento dos trabalhos e que ele seja coordenado de modo eficaz).
Nem só de conceitos ocorre a gestão visual. Para essa metodologia realmente acontecer são necessárias algumas “técnicas”:
Reunião diária de 15 minutos
Oferece uma janela para a equipe discutir o desempenho operacional e a sincronização de carga de trabalho entre os membros da equipe. Além disso, a reunião possibilita identificar impedimentos que bloqueiam o fluxo de trabalho e proporcionar um brainstorming para solucioná-los.
Início do dia (reunião)
Ritual diário e matinal no qual cada membro da equipe compartilha com o grupo suas tarefas e objetivos diários, conforme publicado no Quadro do Dia. Também é uma oportunidade para determinar se o dia anterior foi bem-sucedido e pedir ou oferecer ajuda, se necessário. O Início do Dia é facilitado por um líder de equipe.
Kanban
É a concretização do sistema pull/reabastecimento. É um sistema de programação que ajuda a determinar o que produzir, quando produzir e quanto produzir. Ele usa sinais para assegurar que a produção esteja nivelada, um sistema visual cujo benefício é a informação simples e clara que pode ser identificada à distância. A melhor forma de produção é o fluxo de peça única, que permite personalização em larga escala.
Quadro kanban
Fornece a visualização do processo em que a equipe garante o fluxo de cartões em todo o quadro à medida que o trabalho avança. Este quadro ajuda a identificar onde há capacidade de trabalho para ser empurrada para o próximo passo no processo. Estas geralmente serão projetadas nas linhas do processo de desenvolvimento de software. O layout do quadro depende da equipe e do tipo de trabalho que realizam. No desenvolvimento de software, podemos encontrar versões alternativas do Quadro Kanban.
Quadro do dia, baseado nos dias da semana
Apoia uma equipe que precisa trabalhar em um dia específico ou deseja planejar o trabalho para dias específicos na semana. Cada membro da equipe registra todas as atividades que executará naquele dia. No quadro do dia, o trabalho é representado com pequenos cartões que tornam possível ver qual trabalho está progredindo e qual não, e eles são movidos no quadro conforme o trabalho progride.
Quadro da semana
Fornece informações sobre os objetivos da equipe para este espaço de tempo. Um conjunto limitado de indicadores-chave de desempenho oferece uma visão do desenvolvimento de qualidade, pontualidade e custo da equipe. Outros indicadores incluem a satisfação do cliente e a satisfação do funcionário.
Quadro de melhorias (Kaizen)
Todas as melhorias identificadas pelos funcionários são registradas no quadro de melhorias, discutidas, priorizadas na reunião semanal com base em exequibilidade e impacto. No quadro de melhoria, todos os problemas estão listados. Para cada problema, a equipe determina se deve ser resolvido ou não e, em caso positivo, se isso será feito imediatamente ou mais tarde. Na avaliação considera-se o impacto do problema e a viabilidade de dirigir uma solução.
É sempre importante ter uma exibição visual de objetivo, atividades, desempenho da organização e ter os gerentes junto aos outros funcionários contribuindo para a resolução de problemas!
Newsletter HNZ
Fique por dentro de nossos conteúdos se cadastrando na nossa newsletter semanal! Clique aqui!
